La hoja de ruta del talento: el Employee Journey Map.

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¿Qué es el employee journey?

Debido a la continua y creciente competencia en el mundo empresarial para atraer y retener talento, las organizaciones se ven obligadas a adaptarse a los nuevos contextos. Estos cambios son, sin duda, fundamentales para la gestión del talento y mejorar la marca del empleador en cualquier empresa. En esta línea y para dar respuesta a esto ha surgido el Employee Journey Map, una novedosa herramienta de Recursos Humanos.

El Employee Journey Map es una herramienta que resulta muy útil para las organizaciones ya que les sirve de gran ayuda para mapear y visualizar de forma sencilla cuál es la experiencia del empleado a lo largo de su paso por la misma.

En este punto, es interesante conocer todas las interacciones que mantiene el empleado con la empresa para poder personalizar el mapa de talento acorde a los touchpoints y poder conseguir una mayor efectividad de la herramienta.

Del Customer Journey Map al Employee Journey Map

Muchas compañías han convertido al cliente en el epicentro de todos los objetivos, incluso cuando se habla de reputación empresarial. Para ello, tratan de evaluar la experiencia completa del cliente, con el objetivo de promover acciones destinadas a ofrecer una experiencia satisfactoria y personalizada.

De esta manera, surge el Customer Journey Map, una herramienta que analiza el ciclo de compra desde la perspectiva del cliente. Se representa gráficamente en un mapa cada una de las etapas por las que pasa con la intención de conocer cómo se siente el cliente y cuáles son sus inquietudes y necesidades en cada momento en relación con la marca.

Sin duda, la clave de toda empresa es generar valor para sus clientes, pero no son los únicos que ejercen una notable influencia en la reputación de la organización. En este sentido, también conviene poner el foco de atención sobre los empleados, quienes pueden convertirse en los mejores embajadores de la marca.

En esta línea, durante los últimos años ha surgido el Employee Journey Map, que como su propio nombre indica, bebe de los fundamentos del Customer Journey Map. Se trata de un análisis sobre la trayectoria global de los empleados que se centra en estudiar el día a día de cada persona. Su finalidad es alinear la cultura empresarial con la perspectiva que aporta el propio trabajador, para poder actuar en consecuencia.

¿Qué es el Employee Journey Map y por qué toda empresa debe tener uno?

Esta herramienta de Employer Branding es una de las más utilizadas para mapear la experiencia del empleado, desarrollándola a través de un análisis completo y detallado, que permite representar gráficamente la trayectoria del profesional en la empresa. De esta manera, los departamentos de Recursos Humanos escuchan la voz del empleado para tratar de dar respuesta y solución a cualquier inconveniente.

El objetivo del Employee Journey Map no es otro que mejorar la experiencia de los empleados durante su estancia en la compañía. En pocas palabras, lo que busca es conseguir trabajadores felices, satisfechos, comprometidos y cuyos objetivos estén en consonancia con los de la empresa.

Además, sus efectos repercuten positivamente en la productividad de la empresa, mejora el ambiente laboral, reduce los costes de la fuga de talento, minimiza la tasa de rotación y el absentismo, mejora la reputación corporativa y contribuye en los procesos de marketing de recomendación.

Fases

Distinguimos varias fases dentro del mapa de experiencia del empleado que comienza con el primer contacto del empleado con la empresa y finaliza con la posible salida del empleado de la misma. Por lo tanto, podemos decir que las fases del employee journey map son:

• Reclutamiento y contratación: es el primer contacto con los candidatos, es el momento de poner al candidato en el centro y trabajar en ofrecer a sus futuros empleados la mejor experiencia de candidato posible. Por ejemplo, valorar hacer el proceso de selección online si esto nos va a ayudar a que sea una experiencia más enriquecedora.
• Onboarding: es el momento de integrar nuevo talento a la organización, en esta fase es muy importante el factor humano. Es fundamental planificar cómo va a ser el primer día o la primera semana para asegurarnos de que la persona que se incorpora a la empresa conoce la cultura y valores corporativos, presentarle al equipo, definir cuáles son sus tareas y objetivos, conocer los procesos dentro de la organización… Es vital que la nueva incorporación se sienta acompañada durante esta fase.
• Compromiso y desarrollo del empleado: hay que incentivar el compromiso y el engagement de los empleados con la organización. No solo con incentivos económicos, también es interesante contemplar otros factores como la flexibilidad laboral, la posibilidad de continuar formándose, promocionar o tener un plan de carrera dentro de la empresa.
• Reconocimiento: en esta fase es recomendable realizar un seguimiento y revisar que se están cumpliendo las expectativas y los objetivos establecidos de forma alineada entre trabajador y empresa. El reconocimiento de los empleados aumenta su productividad y ayuda a las empresas a la retención del talento.
• Salida: esta fase contempla cuál es la postura de la empresa cuando una persona se marcha de la compañía. La comunicación y la negociación de la salida es fundamental, la despedida, tanto de la empresa como de los compañeros, también forma parte de la experiencia del empleado con la empresa.

Beneficios para los profesionales

Las empresas han visto en el Employee Journey Map una potente y útil herramienta para escuchar, aprender y motivar a sus empleados. Es una manera de atender las emociones y peticiones de los trabajadores que, sin duda, ayuda a definir cuáles son realmente las motivaciones de cada individuo. Así pues, conscientes de que el talento es uno de los ejes sobre los que gira su actividad, las compañías hacen hincapié en generar un conjunto de experiencias positivas que les convierta en potentes embajadores de marca.

Esta herramienta no se basa únicamente en resultados contables, tangibles y racionales, sino que se orienta a un conocimiento más emocional. Estos datos se obtienen gracias al estudio personalizado de cada caso, lo que supone algunos beneficios para los profesionales:

• Transmiten las necesidades y motivaciones: permite obtener feedback de sus sentimientos, opiniones y sensaciones respecto a la empresa.
• Aumento del estado de felicidad: la escucha activa es un factor fundamental para incrementar el grado de satisfacción del empleado.
• Mejora del rendimiento: ya que permite eliminar o reducir los impactos negativos y aumenta la motivación.
• Disminuye el estrés laboral: a través de medidas que favorezcan el bienestar de los empleados, como la creación de espacios de desconexión o mejorar la organización y estructuración del trabajo.
• Refuerza los canales de comunicación: esta herramienta rompe con la mala comunicación, que es uno de los problemas que más perjudican a los empleados a la hora de conocer su misión y desarrollar su desempeño.

¿Cómo diseñar el Employee Journey Map de una organización?

En el momento de diseñar el Employee Journey Map o mapa de talento hay que tener en cuenta que se trata de un proceso largo, ya que requiere un análisis detallado y personalizado de la situación de cada trabajador. A su vez, para desarrollarlo es fundamental involucrar a varios profesionales de diferentes áreas de la organización, siendo interesante contar con la colaboración de perfiles que dominen la comunicación gráfica.

Hay que destacar que la misión del mapa de talento es identificar los impactos positivos y negativos que tiene la empresa en el empleado, con el objetivo de localizar posibles zonas de mejora o eliminar los obstáculos. Así pues, es importante conocer que los puntos positivos son aquellos que generan satisfacción, como las felicitaciones y reconocimientos por la consecución de algún logro; mientras que los impactos negativos son aquellos que generan descontento, como el exceso de carga laboral o la inexistencia de un plan de carrera.

Esta hoja de ruta debe tomar como punto de partida la situación previa a la incorporación del empleado en la empresa. Desde ahí, se deben repasar las diferentes fases que se dan en el proceso como, por ejemplo, el proceso de onboarding, los procesos de formación continua, la función laboral, los objetivos personales y grupales, la evaluación constante, las reuniones con el grupo de trabajo y los responsables, la interacción con el departamento de Recursos Humanos, etc.

A la hora de diseñar el Employee Journey Map hay que tener en cuenta factores que influyen en la experiencia del empleado como, por ejemplo, la política de comunicación, los canales de interacción entre compañeros, el lugar de trabajo o los recursos disponibles. Por último, cabe destacar que, como en el caso del Customer Journey Map, esta herramienta se diseña dibujando un gráfico con dos ejes: en uno (X) se muestra cada punto de contacto del profesional con la compañía, mientras que en el otro eje (Y) se define cómo se siente el empleado durante su trayectoria. De esta manera, se obtiene el mapa de la experiencia del empleado.

Ejemplos de employee journey map

En definitiva, el Employee Journey Map es un recurso diferencial a la hora de detectar las principales demandas, preocupaciones y metas de los empleados. Se trata de una solución atractiva y efectiva que invita a la reflexión de las empresas a la hora de conocer a sus trabajadores y supone una gran oportunidad de aumentar su interacción y vinculación con ellos.

Como empresa hay que tener en cuenta qué queremos transmitir y comunicar desde el momento del reclutamiento, por ejemplo, si somos una empresa líder en tecnología, el propio proceso de selección también debe serlo por lo que deberíamos utilizar herramientas digitales modernas y priorizar lo máximo posible la experiencia del candidato para generar una buena primera impresión.

De la misma manera, el primer día o primera semana de un empleado no suele ser fácil, por lo que sentirse acompañado en el proceso y contar con un onboarding se traducirá en un mayor compromiso e ilusión por parte del empleado. Como empresa, por ejemplo, debemos de presentar al equipo, entregar el kit de bienvenida o asegurarnos de que tiene todos los recursos necesarios para poder comenzar a realizar sus tareas.

Conforme la relación del empleado con la empresa avanza, es decir, pasa el tiempo y el empleado cuenta con más años de antigüedad, es importante seguir estando presente como empresa en el desarrollo de su trayectoria profesional. Esto se puede hacer, por ejemplo, fomentando el aprendizaje constante, apoyando la conciliación laboral y familiar o promoviendo los movimientos y promociones internas.

Y por último, como ya hemos comentado, es importante cuidar la comunicación y la relación con el empleado cuando se marcha de la empresa. Este punto cada vez está cobrando más importancia pues la experiencia de un ex empleado también es de interés en este proceso. Por ejemplo, podemos transmitirle que puede contar con la empresa para dar referencias sobre su paso por la organización para futuros empleos o realizar una carta de recomendación que pueda servirle de ayuda.

Y tú, ¿ya aprovechas las ventajas del Employee Journey Map en tu empresa?