La dispersión geográfica, el desafío de compartir en la distancia

En el mercado actual, en que el éxito empresarial depende de la retención del talento y de un alto nivel de satisfacción del empleado (que, a su vez, se traduzca en un alto nivel de satisfacción del cliente), las organizaciones necesitan comunicarse efectivamente con sus empleados, independientemente de si conviven todos en una misma localización o están dispersos geográficamente.

En la actualidad, la tecnología permite acortar distancias digitalmente. Aún así, es solo un canal que debe ponerse al servicio de una estrategia de gestión de personas pensada para una organización dispersa, global y progresivamente más diversa.

Esta gestión de plantillas dispersas geográficamente requiere trabajar con especial atención tres momentos claves respecto a los trabajadores: el proceso de incorporación, la formación y la evaluación del desempeño.

Todo ello poniendo el foco en un elemento básico, el compromiso con la empresa, cuestión que mejora la motivación y la productividad, y asegura una buena experiencia al cliente.

La primera cuestión a considerar para salvar las distancias físicas es la implementación de herramientas de colaboración digital que permitan conectar con los diferentes equipos allá donde estén. Entre los beneficios del uso de la tecnología están el acceso fácil a la información, desde cualquier punto, en cualquier momento, la actualización inmediata de los contenidos y el muy bajo coste. De esta manera, intranets, plataformas de e-learning, blogs, foros, etc. son elementos imprescindibles para que todas las personas de la organización compartan una cultura y unos valores comunes. Y también para que establezcan interrelaciones y compartan conocimientos y buenas prácticas.

A la hora de decidirse por el uso de un canal o formato, es bueno “pensar con los cinco sentidos”, por ejemplo, un vídeo resulta más eficaz que un email porque ofrece la posibilidad de ver y escuchar (en lugar de solamente leer). Es decir, hay que tender siempre hacia el formato y el canal que más se acerquen a la comunicación en persona.

En cualquier organización, una de las labores prioritarias de los managers es asegurarse de que la visión a largo plazo y la misión de la empresa (los objetivos) son conocidos por todos los miembros y todos ellos están alineados hacia su consecución. Cualquier cambio debe ser trasladado a los trabajadores de manera transparente, rápida y eficaz para reajustar ese alineamiento. En el pasado, la comunicación de cualquier cambio a una fuerza de trabajo geográficamente dispersa era un desafío de calado, pero en este caso también las nuevas tecnologías de comunicación como la videoconferencia, la intranet o las redes sociales internas han facilitado enormemente el proceso.

Ahora bien, siempre que sea posible el contacto en persona es bueno aprovecharlo, ayuda a los profesionales a sentirse más conectados con la organización y con los compañeros o los directivos, especialmente en el caso de la realización de evaluaciones del desempeño formales o informales.

Ya sea en eventos que reúnan presencialmente a toda la plantilla o haciendo uso nuevamente de la tecnología, hay que potenciar el sentido de pertenencia entre personas que trabajan en diferentes puntos. Compartir momentos (kick offs, reuniones de presentación de resultados, de cierre de ejercicio, formaciones conjuntas…) es importante para crear comunidad.

Sin duda, una plantilla distribuida en diversos centros de trabajo puede dar lugar a desafíos como falta de identificación con la marca, tensiones entre grupos que trabajan distantes, dificultades de alineamiento, etc. Es un reto para los departamentos de Recursos Humanos y las empresas, en general, pero también se puede convertir en una fuente de riqueza interna con una gestión correcta e inclusiva.​​​