Consejos para lograr una videoconferencia exitosa

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Las videoconferencias desde casa son cada vez más comunes desde que el teletrabajo se instaló en nuestras vidas, pero también como modo de comunicarse con nuestros seres queridos. Según un estudio reciente de Randstad Research apoyado en datos del CIS, antes de la pandemia solo el 15,8% de la población activa trabajaba en casa, algo que dobló en cuanto se necesitaron recursos para seguir trabajando cuando no se podía acudir con la misma regularidad hasta los centros de trabajo. 

Así, más de un tercio de la población trabajadora (36,5%) comenzó a teletrabajar de manera parcial o total con la llegada de la pandemia por covid-19, que alteraría nuestras rutinas de trabajo para siempre. 

Datos aparte, las videollamadas de trabajo son parte ya de los modos de comunicación más habituales en los entornos laborales, tanto si se teletrabajo como si no, ya que desde la oficina o el despacho se realizarán también videollamadas a sus respectivas oficinas o domicilios. 

¿Cómo realizar adecuadamente una videoconferencia? ¿Qué no hacer en una videollamada? En este artículo, se repasarán algunas claves que se necesitan para lograr una videoconferencia exitosa.

Apunta estos consejos de videoconferencias y triunfarás: 

1. Elige un entorno adecuado. El lugar en que se desarrolla la llamada es el primer elemento a decidir a la hora de comunicarte. Busca un lugar tranquilo y lejos de ruidos del exterior, como obras, sirenas, música, pero también interior: ten en cuenta a los vecinos y a posibles ruidos no deseados, como el sonido de una lavadora programada en mala hora. 
2. Evita los fondos llamativos. Y los demasiado personales. Si bien la cercanía y una cierta dosis de complicidad son fundamentales en las relaciones laborales, mostrar demasiado la intimidad no es aconsejable ni da buena imagen. De ahí que, para lograr una videollamada profesional, sea recomendable elegir un fondo neutro a nuestras espaldas, y evitar bibliotecas saturadas de libros, el ruido visual, y elementos demasiado familiares como fotos de nuestros seres queridos, trofeos, medallas y demás objetos personales. 
3. Crea una luz amable. Sin necesidad de convertirnos en directores de fotografía de Hollywood, si conviene tener en cuenta aspectos básicos de iluminación. Evitar luces artificiales o naturales muy directas, pero también esa penumbra habitual en muchos hogares españoles durante las cada vez más regulares olas de calor. 
4. Ensaya con los compañeros. Para ganar seguridad en los aspectos que acabamos de comentar y los que a continuación detallaremos, un consejo sencillo pero de lo más útil es probar antes con compañeros, amigos o la propia pareja si todo funciona correctamente. Es importante tener la certeza que la tecnología nos acompaña y de que la impresión que damos al otro lado de la cámara es la más equilibrada posible, mezcla de cercanía y profesionalidad. 
5. Sé minucioso con la tecnología. Haz las pruebas que sean pertinentes en cuanto sonido e imagen, e instala un micrófono externo si vas a realizar videollamadas a menudo, ya que proyectarán mejor tu voz. Otro de los consejos para videollamadas más socorrido es adquirir auriculares diseñados para videollamadas a precios muy competitivos con los que ganarás en comodidad. No obstante, no se recomienda para una primera llamada, pues genera cierto ruido visual y no permite ver con claridad el rostro, pero sí para aquellas videoconferencias con interlocutores con los que haya cierta confianza. 
6. Cuida tu imagen. O, en otras palabras, sé consciente de ella. Porque no hace falta que te maquilles como para ir a la ópera. Se trata de encontrar un punto intermedio entre lo profesional y lo natural, aunque dependerá también del tipo de reunión y del interlocutor que tengas enfrente (si es con el CEO para una comunicación extraordinaria, quizá sí toque colocarse la corbata, así que apúntalo también en el listado de recomendaciones para videoconferencias). 
7. Ten en cuenta el lenguaje no verbal. La imagen que transmites no solo obedece a los elementos visuales, como tu indumentaria, aspecto físico, etc., sino a los gestos, las actitudes, la energía. Es importante, en este sentido, situarse en el centro del plano y mantener el contacto visual, es decir, mirar a la cara al interlocutor, en lugar de desviar la mirada hacia el techo, el escritorio o, en un caso extremo, por la ventana. Estos detalles pueden ser más importantes que la propia comunicación oral, por lo que no deben tomarse a la ligera. 
8. Cuida tu actitud. Relacionado con la anterior, el modo de hablar, la fuerza, la asertividad, las ganas y, en general, la actitud que se muestra son claves para dar buenas impresión. Como también la empatía que se muestra y todo lo que tenga que ver con la escucha activa, cuando no sea nuestro turno de intervención, así como nuestra capacidad de asentir para mostrar feedback positivo al destinatario de nuestros mensajes. 
9. Sé puntual. O más que puntual, sobre todo si la videoconferencia es importante. Sitúate en tu puesto al menos con un cuarto de hora de antelación, para comprobar que todo el equipo funciona correctamente, mientras repasas los puntos clave que se tratarán y los argumentos que defenderás. También da buena impresión conectarse en cuanto se pueda técnicamente, incluso antes de la charla en sí, si hay más compañeros o colegas, para romper el hielo y rebajar la posible tensión antes de la conversación propiamente de trabajo. 
10. Prepárate un guion. Y por último, pero no menos importante, dedica un tiempo a redactar un esbozo de tu intervención con los puntos clave que se tratarán y unas palabras clave relacionadas con los punto más importantes de dicha intervención. Te darán confianza y servirán de ‘chuleta’ si en algún momento te quedas en blanco. Es una ventaja de las videoconferencias desde casa, o desde la oficina, es que permiten contar con elementos fuera de plano que solo tú controlas.

Un serie de tips para videoconferencias eficaces en las que se genere la mejor comunicación posible y, al mismo tiempo, se consoliden las relaciones entre miembros de la empresa y del exterior.