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A lo largo de tu carrera profesional, seguramente, habrás participado en innumerables reuniones, y es posible que, en algunas, comprobases que no se llegaba a ninguna conclusión y, por lo tanto, resultasen una completa pérdida de tiempo.

En el momento actual, imperan las reuniones virtuales, ya que parte del equipo o la plantilla entera puede estar en situación de teletrabajo. En estas videoconferencias pueden darse exactamente los mismos errores que en una reunión presencial o incluso peores, ya que incluso se tiende a abusar de este recurso para lograr una mayor sensación de control de la situación. Por este motivo, es necesario evitar malas prácticas desde el primer momento.

Hay reuniones que no se planifican, otras que no tienen un objetivo claro desde el principio u otras que pueden durar horas. Para evitar que esto suceda, te damos algunos consejos que te serán de gran utilidad:

1.- Planifica. ¿Qué asuntos quieres tratar en la reunión? ¿Cuáles son los más importantes?

Cuando comienzas a organizar el encuentro digital, lo principal es saber cuál es su objetivo. Una vez lo tengas bien claro, lo siguiente será plantear los puntos que se van a tratar. Haz una lista con todas las cuestiones previsibles, y luego ordénalas según su urgencia.

Quizá, durante este proceso, te des cuenta de que hay asuntos que no son tan importantes y pueden esperar o ser resueltos de otra manera.

Cuando tengas la lista hecha, compártela con tu equipo. De esta forma, todos pueden aportar su opinión, plantear cuestiones que quizás no habías tenido en cuenta y exponer cuáles son los temas que tienen más urgencia o importancia para ellos.

Informar a todos los participantes de antemano, les servirá para prepararse y contar con los recursos necesarios para optimizar tiempos en la reunión, permitirá aprovechar el encuentro al máximo y te ahorrará largas introducciones.

2.- Mejor pocas reuniones bien estructuradas que muchas que no lleven a nada.

Lo primero que tienes que decidir es si, para tratar un tema determinado, es estrictamente necesario reunir al equipo o se podría solucionar de manera eficaz con herramientas colaborativas como foros internos, mediante email o por mensajería instantánea. Teniendo esto claro, debes estructurar adecuadamente la reunión para que no se alargue, y no haya que repetirla.

Una videoconferencia mal estructurada puede suponer una pérdida de tiempo tanto para ti como para todo tu equipo.

Sin embargo, después de hacer una reunión virtual en la que se han dejado claros los objetivos que se quieren cumplir, sí que es recomendable concertar algunas videollamadas de seguimiento. No tienen que ser ni muchas, ni largas. Con pequeños encuentros virtuales de unos 15 minutos en los que los integrantes de cada equipo puedan comentar sus progresos y necesidades, será suficiente.

3.- Preparación. Informa y gestiona el tiempo que debe ocupar cada tema 

Todo encuentro, ya sea online o presencial, debe durar el tiempo que sea estrictamente necesario. Si no es así, se pueden crear situaciones que generen estrés o frustración. Por otro lado, la capacidad de atención de las personas baja exponencialmente después de los primeros 45 minutos. Evita que tus videoconferencias tengan una duración mayor a una hora para no arriesgar su productividad.

Ten previstas las siguientes cuestiones:

  • Cuándo, en qué plataforma y cómo (solo audio o también vídeo) se celebrará.
  • Cuál va a ser la duración total.
  • Qué temas se van a tratar y en qué orden.
  • Quién los expondrá.
  • Qué tiempos serán necesarios para cada tema.
  • ¿Alguien va a hacer de moderador? Si es así, ¿quién se encargará de esta función?

En cuanto al día y la hora a la que se va a realizar la videoconferencia, dependerá enteramente de cuándo sea necesaria y de la disponibilidad de sus participantes. Evita celebrarla en un horario donde se puedan experimentar picos de trabajo. No conviene interrumpir la jornada profesional de tus empleados, por ello hay momentos como a primera hora, última hora o después de un descanso que pueden resultarte más adecuados.

4.- Turnos de intervención equilibrados.

Deberás ser muy cuidadoso a la hora de elegir quién asistirá a la videoconferencia y quién no. Es muy frustrante no saber muy bien por qué estás en una reunión en la que no se requiere tu opinión o participación.

Todos se deben implicar y, para que esto sea posible, es importante planificar momentos en los que cada participante tenga su turno de palabra.

Igualmente, es imprescindible que haya tiempo para el debate y el intercambio de ideas. Todo esto será posible gracias a una moderación activa que enlace unos razonamientos con otros. Moderar implica animar la reunión, gestionar los conflictos que puedan surgir, gestionar el tiempo, tomar apuntes de la información en forma de actas para realizar un seguimiento posterior, etc.

Prescinde de preguntas como “¿alguien tiene algo más que añadir?” o “¿algún comentario sobre esto?” Pueden generar un silencio entre los asistentes. Tampoco resulta conveniente que algunas personas acaparen la conversación en busca del aplauso del resto. Establecer turnos de intervención equilibrados evitará que nadie quede por encima de los demás.

5.- Concluye designando responsables para cada tarea.

No dejes que nadie abandone la sala virtual de reuniones sin conocer los acuerdos que hayáis alcanzado y los próximos pasos que se deben seguir. Establece cuáles van a ser los próximos objetivos y quién será el responsable de cada tarea. Deja claro:

  • Qué tareas hay que afrontar.
  • Quién va a asumirlas.
  • Cuál es el plazo de entrega o cuánto tiempo es necesario para realizarlas.

6.- Feedback: escucha las opiniones de los participantes tras la reunión para mejorar.

Asegúrate de que la reunión virtual ha sido exitosa recogiendo las opiniones y sugerencias de todos los participantes. Al finalizar, puedes pedirles, bien en directo o a través de otra herramienta colaborativa como el email, una valoración de la videoconferencia y preguntarles qué se podría hacer para mejorarla.

Utiliza alguna herramienta virtual que permita grabar la reunión, así podrás visualizarla de nuevo para captar de manera adecuada todas las opiniones, propuestas y conclusiones, y compartirlas con el equipo. También puedes recopilar las partes más importantes y hacérselas llegar a las personas que no hayan podido asistir.

Las videoconferencias, al igual que las reuniones presenciales, sirven para hacer el trabajo más eficiente y productivo. No abuses de ellas y aprovecha al máximo las posibilidades que ofrecen. Apuesta por mejorar la forma de comunicarte con tu equipo, especialmente en estos momentos de incertidumbre.

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