¿Gestionamos nuestro tiempo eficazmente?

Existe incluso una disciplina, la Gestión del Tiempo en las Organizaciones (Organizational Time Management), que se define como la ciencia que determina, valora y reduce la pérdida de tiempo dentro de las compañías. Esta disciplina, por un lado, identifica las pérdidas de tiempo y pone valor económico al tiempo productivo/las pérdidas de tiempo dentro de cada organización y, por otro, establece un plan para revertir estas pérdidas de tiempo y convertirlas en tiempo productivo.

Hay múltiples cursos, métodos y sistemas de gestión del tiempo que combinan procesos, herramientas, técnicas y métodos. Entre los más curiosos, por lo menos en su denominación, están la«Matriz Eisenhower» y la «Técnica Pomodoro». Y, entre los más extendidos, el Lean Time management.

La «matriz Eisenhower» se basa en una famosa frase del presidente estadounidense: “Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes”.

El sistema aconseja establecer una matriz con cuatro cuadrantes para ayudar a distinguir entre lo importante y urgente. Los cuadrantes serían:

• 1. Urgente e importante
• 2. No urgente, pero importante
• 3. Urgente, pero no importante
• 4. Ni urgente ni importante. El último cuadrante refiere a las distracciones y, por lo tanto, las tareas de la lista que vayan a parar a él deben ser desestimadas sistemáticamente.

La técnica de establecimiento de prioridades y toma de decisiones de Eisenhower, que el presidente utilizó originalmente en contexto bélico, es la base de la app Priority Matrix, una de las aplicaciones de gestión del tiempo más usadas tanto en ordenadores como en móviles.

La «técnica Pomodoro» (tomate en italiano) fue desarrollada por Francesco Cirillo a finales de la década de 1980. El método propone usar un temporizador para establecer periodos de trabajo de 25 minutos separados por pausas de cinco minutos. Cada ciclo de dos horas se recomienda una pausa más larga, de 15 o 20 minutos.

Estas pausas frecuentes, según Cirillo, mejoran la agilidad mental.

Este método de trabajo está relacionado con conceptos como el “timeboxing” (la asignación de un tiempo determinado para cada tarea, que obliga a centrarse únicamente en lo realmente determinante para llevarla a cabo), el Agile y el desarrollo iterativo utilizado en el diseño de software.

Mención aparte merece el el Lean Time Management, la “gestión del tiempo ajustada”, que se puso inicialmente en funcionamiento con éxito en las cadenas productivas del sector automovilístico hace décadas y que se ha ido extendiendo progresivamente a otros sectores.

La técnica consiste en eliminar al máximo las pérdidas de tiempo o las acciones que no generan valor a la empresa para que los trabajadores puedan centrarse en las que sí lo hacen. En definitiva, se trata de aumentar el valor y minimizar el esfuerzo, en línea con la famosa cita anglosajona “work smarter, not harder”.

Los principios generales del Lean Time Management son:

• Evaluar todos los procesos de la empresa, identificar las acciones innecesarias y los “desperdicios” de tiempo, que consumen recursos y no aportan valor.
• Eliminarlos: excluir estos “desperdicios” de todos los procesos de trabajo de la empresa.
• Medir resultados y practicar ajustes.
• Continuar midiendo y ajustando periódicamente; el proceso es un ciclo de mejora sin fin.

Todos los sistemas y métodos de gestión eficaz del tiempo tienen una base común: evaluar las acciones que llevamos a cabo de manera rutinaria, identificar las que nos “roban” tiempo de manera injustificada y eliminarlas sistemáticamente.

El objetivo último también es común: centrarse en las tareas que generan valor para la empresa. El reto es, por lo tanto, establecer cuáles de nuestras tareas generan valor y cuáles hacemos de manera

rutinaria, repetitiva, y poco eficiente, como mirar el mail de forma constante, o estar “colgados” de las redes sociales, por ejemplo.