Metodologías de gestión de proyectos

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La potencia sin control no sirve de nada, decía un anuncio de una marca famosa de neumáticos. Y no se equivocaba el eslógan, ya que no bastan las energías, las ganas y el ímpetu si no hay una buena planificación. Tanto en la empresa como en cualquier ámbito de la vida, contar con un método para llevar a cabo un proyecto, sea el que sea, no sólo acorta tiempo y esfuerzo, sino que supone un ahorro de dinero. 

Veamos más en detalle las metodologías más populares para la gestión de proyectos y en qué consisten los principales métodos.

¿Qué son las metodologías de gestión de proyectos?

Antes que nada, definamos este concepto clave en las empresas para disipar qué es un método de gestión. Una metodología de gestión de proyectos es un modelo de organización y administración que tiene como objetivo diseñar un proceso de desarrollo para un proyecto dado. Comprende todas las fases del mismo, desde su inicio hasta su conclusión, así como los resultados que se generan una vez el proyecto se ha puesto en marcha, con todo lo relativo a su aceptación, feedback y posibles mejoras en las futuras versiones, si es que las hay. 

Objetivos de la metodología de gestión de proyectos

Entre los fines de estos modelos de gestión se encuentra todo aquello que permitirá que el proyecto se materialice, desde los aspectos más técnicos y concretos hasta lo que tenga que ver con la identidad y los objetivos más intangibles del mismo. Por ejemplo, una campaña publicitaria de un producto del que se busca ofrecer una imagen renovada. 

De un modo básico, la metodología se establece para gestionar el arranque del proyecto, supervisar su evolución y desarrollar respuestas ante posibles problemas que puedan surgir durante el diseño del mismo para, por último, poner todos los medios indicados para su aprobación y ejecución. Una vez el proyecto está en marcha se abre una fase encaminada a medir el impacto y la respuesta, el alcance del proyecto, y a modificar aquello que fuera preciso. 

Métodos de gestión de proyectos más usados

En los últimos años, se ha dado una evolución de los métodos de gestión de proyectos, sobre todo gracias a la aparición de distintas aplicaciones y software de gestión que ha supuesto un empujón considerable y ha generado un sinfín de nuevas posibilidades. 

No es cuestión de preguntarse cuántas metodologías de proyectos hay, como conocer las más eficientes y más empleadas en el ámbito corporativo hoy. Veamos los más populares: 

Método Kanban

Se apoya en los valores de mejora continua. Una filosofía que busca el equilibrio entre las necesidades de trabajo en una empresa y un proyecto dado y la disponibilidad de los distintos miembros del equipo. Se inspira en las famosas notitas de post-it para crear tableros, pizarras y distintos paneles con las tareas por desarrollar, con idea de crear un flujo constante. Programas de gestión de administración de proyectos como Trello se encontraría entre los que llevan a cabo valores del método Kanban.

Método cascada o Waterfall

Su nombre da pistas de una metodología que también se podría llamar el método Suma y Sigue, por ejemplo, ya que el equipo solo puede ejecutar una fase cada vez, para pasar a la siguiente solo cuando se ha completado la inmediatamente anterior. Se trata, por tanto, de un modelo estricto pero de fácil aplicación, que entre sus ventajas ofrece la de mantener el orden de las tareas realizadas y facilitar un seguimiento exhaustivo del avance de las tareas. 

Método Scrum 

Guarda similitudes con el método cascada en cuanto que el trabajo se divide en etapas (sprints) y se garantiza el correcto desarrollo de las mismas a través de constantes y activos feedbacks. Entre sus ventajas, el importante fomento del trabajo en equipo que genera. 

Método Agile

Se trata de un sistema dinámico que fomenta respuestas rápidas al feedback que se genera. Esa agilidad define el método que cuenta con una serie de principios muy bien definidos como el de poner a las personas en el centro de todo, lograr la mayor eficiencia, colaborar en todo momento con el cliente y estar abiertos al cambio. 

Cómo elegir el método de gestión de proyectos adecuado

A la hora de optar por unos de estos modelos, no conviene plantearse tanto cuál es la metodología más utilizada como cuál es el método que mejor se adapta a nuestros objetivos. Y cuál ofrece una filosofía de trabajo lo más cercana al estilo de trabajo que se lleva a cabo en cada empresa, ya que métodos demasiado disruptivos podrían generar el efecto contrario al deseado. 

Lo primero es discriminar si trabajamos para crear un producto físico, o bien un intangible tipo software o un servicio. Si aborda una temática concreta, como las cuestiones medioambientales, existen métodos diseñados ex profeso para ello, como PRiSM. Si, en cambio, la prioridad no es tanto el producto, bien o servicio como el tiempo, optar por metodologías basadas en procesos, como Lean Six-Sigma puede ser un acierto.

Por otro lado, tenemos también la metodología PMI (o Project Management Institute), que es aquella que emana de dicha organización, considerada la institución más importante dedicada a la gestión y dirección de proyectos.  

Ejemplos de métodos de gestión de proyectos

Ya en el día a día de una empresa, podemos pensar, por ejemplo, en una productora que se encuentra en la fase de preproducción, es decir, con todos los preparativos que se necesitan antes de empezar un rodaje. Contratación de profesionales, desde técnicos a artísticos, elección de localizaciones, redacción del storyboard, redacción de contratos, asesoría legal, permisos de rodaje, etc. 

Al tratarse de un trabajo que concita varias tareas de manera simultánea, ya que corresponden a distintos departamentos (vestuario, dirección artística, guion, fotografía…) no convendría usar el  metodo Waterfall o cascada, sino uno más abierto como el método Scrum. En el caso de ir con los plazos muy ajustados y que se precise de unos protocolos veloces para llegar a tiempo a cumplir los objetivos, podríamos optar por el método Agile.

Lo mismo para otro tipo de proyectos de otras áreas de actividad, como puede ser el lanzamiento de nuevo producto (un nuevo vino en una bodega), que requiere de fases y del concurso de los distintos miembros del equipo. En este caso, el método Waterfall sí podría ser eficaz, sobre todo si hay tiempo suficiente para poder acometer las distintas tareas y poner a cada una, una vez completada, el signo de Hecho. 

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