Convierte tu oficina en una Lean Office

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¿Qué es el Lean Office y dónde surge?

Lean Office es una filosofía de trabajo que busca mejorar la productividad, eliminando aquellas tareas -como el exceso de trámites burocráticos- que no tengan valor para el desarrollo de la empresa y sus actividades. En pocas palabras, la metodología Lean no es otra cosa que la aplicación del Lean Manufacturing a los procesos administrativos.

Este concepto tiene sus bases en la filosofía Kaizen de mejora continua. En el siglo XX esta metodología se implantó en el sector industrial con el fin de mejorar la producción y fabricación, la cadena de montaje de Henry Ford es un ejemplo de ello. Por ello, cada vez más empresas de todos los sectores se han sumado a este modelo de trabajo.

Cuando hablamos de “oficina esbelta”, el adjetivo “esbelto” hace referencia al sentido de eliminar lo que sobra y quedarnos solo con lo que es estrictamente necesario para realizar nuestro trabajo.

¿Qué busca el Lean Office?

La filosofía Lean Office tiene como objetivo principal aumentar la productividad con los recursos disponibles, aumentar la calidad y reducir los tiempos para mejorar la experiencia de clientes y usuarios.

El Lean Office busca fomentar el trabajo en equipo y alinear las tareas hacia la consecución de un objetivo común. Para conseguirlo, es necesario involucrar a los trabajadores y educar sobre la importancia de estos nuevos cambios para que el sistema funcione. Además, es preciso incorporar un sistema de cooperación y comunicación interna compartido por todos y cada uno de los trabajadores.

Principios del Lean Office

El Lean Manufacturing busca aumentar la productividad de la empresa optimizando los recursos disponibles. Sus principios pueden ser trasladados a las Lean Office a través de los siguientes criterios:

1. Clasificar (Seiri): hay que realizar una clasificación de las tareas de cada trabajador, así como de los archivos y documentos de la oficina. En esta etapa se elimina la documentación inservible, aquella que no es relevante para el trabajo diario.
2. Ordenar (Seiton): en ocasiones, se invierte más tiempo del necesario buscando los documentos o materiales. Mantener el espacio de trabajo ordenado facilita en gran medida el trabajo diario.
3. Limpiar (Seiso): el puesto de trabajo debe estar limpio y en armonía con el resto del espacio. Esto es fundamental para poder aprovechar al máximo los recursos de los que se disponen, además de para prevenir riesgos laborales.
4. Estandarizar (Seiketsu): adoptar un método de clasificación adecuado es fundamental para agilizar las funciones diarias. Un ejemplo de esta estandarización es utilizar etiquetas con códigos o colores.
5. Mantener (Shitsuke): tras haber implantado estos principios, es importante ser constantes para convertirlo en rutina.

Cómo implementar el Lean Office

El primer paso es saber qué quiere el cliente, cuáles son sus necesidades, y qué tipo de bienes o servicios puede ofrecerle la empresa. Este es un paso fundamental, ya que a partir de aquí se podrá comenzar a trabajar hasta conseguir el objetivo final.

Simplificar los procesos es el paso más importante para que cualquier proyecto Lean Office tenga éxito. Hay que eliminar los pasos intermedios innecesarios, los documentos superfluos, la aprobación de procesos y reducir los intermediarios entre departamentos. En definitiva, acortar trámites para agilizar el proceso.

El objetivo que la empresa debe conseguir es estar a la cabeza del mercado, ser competitiva mediante un incremento de la productividad. Para ello, es importante introducir nuevas tecnologías de gestión empresarial y administrar los tiempos de trabajo para lograr un sistema eficiente y eficaz.

Para que el sistema funcione es importante también que la dirección de la empresa implante la metodología Lean Office en todas sus áreas por igual. Además, esto tiene que permanecer ligado a la filosofía de la empresa, formar parte de su cultura y ser asimilado por todos los trabajadores.

Los supervisores o jefes de departamento, por su parte, deberán hacer revisiones constantes para verificar que el sistema está funcionando correctamente y mantener la motivación de los trabajadores.

Principales herramientas de Lean Office

Algunas de las principales herramientas de Lean Office que pueden ayudar de forma específica a mejorar los procesos y actividades según cuál sea el objetivo de mejora son:

• Value Stream Mapping (VSM): esta herramienta sirve para la revisión y mejora de los flujos de trabajo.
• Andon: permite que todos los trabajadores conozcan cómo avanzan las mejoras y cuál es su estado de aplicación.
• 5 ‘S: haremos uso de esta herramienta para establecer el orden y limpieza de los puestos de trabajo de manera sostenible.
• AMFE: esta herramienta nos permite realizar análisis de riesgo para plantear acciones que lo eliminen o minimicen.
• Kanban: es la herramienta más extendida, con su implementación conseguimos eliminar el inventario y la sobreproducción además de reducir los posibles tiempos muertos y los plazos de entrega, gracias a la regularización del flujo de producción entre procesos, proveedores y clientes.

¿En qué beneficia la aplicación del Lean Office?

Agilizar el trabajo diario, facilitar la búsqueda de documentos o prevenir accidentes laborales son solo algunos de los beneficios que el Lean Office puede aportar a una empresa.

Aunque esta filosofía siempre ha sido implementada y puesta en marcha en el sector industrial, desde la Fundación Empresa de la Universidad Gallega (Feuga) han recogido algunos de los beneficios del uso de esta metodología en diferentes ámbitos laborales:

• Reduce los tiempos de trabajo a la mitad.
• Disminuye el porcentaje de error en un 90%.
• Elimina la duplicidad de tareas y mejora el proceso de archivo y documentación.
• Mejora la satisfacción de empleados y clientes. Además, favorece la colaboración entre los distintos equipos de la empresa.
• Acorta los plazos de entrega y ahorra gastos en material de oficina.
• Aumenta la capacidad de reacción ante posibles problemas.
• Duplica la productividad de la empresa.
• En definitiva, mejora la rentabilidad de la empresa.

La implantación de esta técnica supone para el trabajador una mejora de la organización interna de la empresa, sabiendo el rol que cada empleado debe tener, aclarando las responsabilidades y objetivos individuales.

Muchas compañías del sector servicios han implantado esta técnica en su rutina de trabajo con el fin de mejorar la productividad y optimizar los recursos de la compañía de la mejor manera. Esto permite que las empresas puedan detectar posibles errores a tiempo, con el objetivo de adoptar las medidas necesarias para solucionarlos, dando lugar a decisiones basadas en los hechos y en la observación directa.

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