Las reuniones, un escaparate para mostrar tu valor en la empresa

Las cuatro claves para destacar en una reunión
El estudio Meetings at work: Perceived effectiveness and recommended improvements (2015) no deja lugar a dudas: el 41,9 % de los profesionales considera que las reuniones de trabajo no son productivas. La razón principal de esta insatisfacción es la falta de eficiencia de las mismas, lo que genera frustración y sensación de pérdida de tiempo. Si quieres que tu intervención evite este resultado, es necesario conocer y aplicar cuatro claves:

1. Selecciona
Lo principal para que tu contribución en una reunión aporte valor es analizar si tienes algo destacable que compartir. Muchas veces se tiende a hacer un llamamiento a todos los miembros de un equipo o departamento sin cuestionar si es lo más eficiente o recomendable. Seleccionar correctamente a qué cita acudir y de cuales puedes prescindir es esencial para que tu presencia marque la diferencia.

2. Prepárate
En una reunión no solo tienes que demostrar un conocimiento profundo de tu área o especialidad, sino que debes interesarte por todos los aspectos que serán tratados. Por este motivo, será positivo recabar información previa de los puntos a tratar. Ten en cuenta que el análisis y debate de todas las cuestiones presentadas, y no solo de las que propongas, será valorado y ayudará a tomar una decisión.

3. Sé activo
Por supuesto, mostrarse activo durante la reunión es una condición imprescindible para mostrar tu interés en los temas discutidos. Esto no significa monopolizar la conversación o divagar: se debe ser claro y conciso, intentando que cada intervención aporte una idea o solución.

4. Sé resolutivo
El peor resultado posible de una reunión es no llegar a ningún tipo de decisión sobre el asunto tratado. Una forma de evitarlo es acordar previamente los objetivos, que permitirán mantener una discusión enfocada. Ten en cuenta que no solo se trata de tener la razón o la mejor idea, sino de ser capaz de sacar el máximo provecho del tiempo.
¡Controla cómo te ven!
En las reuniones existe un gran componente visual; no basta con aportar ideas o potenciar el debate, también se debe prestar atención a las expresiones corporales, tanto voluntarias como involuntarias. De hecho, según el investigador Albert Mehrabian, el 55 % de la comunicación son señales y gestos; es decir más de la mitad del mensaje que transmitimos en una reunión recae en la expresión corporal.

La primera decisión que se debe tomar en una reunión es elegir el lugar donde sentarse. Aunque pueda parecer una trivialidad, es una cuestión estratégica. Ante la duda, los lugares más centrados ofrecen la mejor oportunidad: permiten ser vistos y, al mismo tiempo, poder observar al resto de participantes.

Establecer una línea de visión con los demás invitados es muy recomendable, ya que, de este modo, podrás atender mejor a sus intervenciones y demostrar que estás realizando una escucha activa. Por eso, tomar notas constantemente o desviar la mirada de la persona que ha tomado la palabra pueden transmitir un mensaje erróneo.

Por supuesto, al igual que en cualquier otra situación, se debe prestar atención a la postura que se adopta: una posición erguida denota interés, unos brazos cruzados transmiten rechazo, etc. Todos estos gestos, a menudo involuntarios, pueden controlarse si se entrena de forma constante, sobre todo si no se está acostumbrado a hablar en público.

 

La nueva tecnología de las reuniones
Durante los últimos años, las reuniones han experimentado grandes cambios: desde la automatización de invitaciones y recordatorios a herramientas que permiten una comunicación mucho más fluida antes, durante y después del evento. En este sentido, el software de uso compartido es clave para entender la evolución y las nuevas posibilidades.

A la hora de preparar una reunión, es recomendable utilizar herramientas de gestión de proyectos que permitan que todos los miembros de un equipo de trabajo visualicen la planificación. Así, cualquier cambio o novedad sobre las reuniones serán comunicadas inmediatamente, facilitando la presencia de todos los involucrados.

Pero, sin duda, la mejora más notoria que ha introducido la tecnología es la posibilidad de compartir y discutir contenido. Al permitir comunicar la información de todos los miembros de forma simultánea, se agiliza y mejora el acceso a la misma. De esta forma, los convocados a una reunión pueden tener acceso a los temas a debatir y resolución de lo planteado previamente.

En un terreno más creativo, existen softwares como MindMeister o Candor que permiten realizar brainstormings o, incluso, recrear mapas mentales. La libertad y facilidad con la que se pueden compartir ideas gracias a estas herramientas ayuda a fomentar la participación, generando así soluciones mucho más innovadoras e imaginativas.

Estas utilidades tecnológicas se deben aplicar con sensatez, siendo conscientes de qué es lo más adecuado para cada tipo de reunión. No tiene sentido emplearlas para todos los proyectos y tampoco son una necesaria garantía de éxito; el trabajo previo sigue siendo principal para conseguir el objetivo.

En el mundo laboral, las reuniones ocupan un lugar destacado; de ellas dependen muchas decisiones, por lo que saber distinguirse en una puede ser un gran impulso en tu carrera. Por eso, no debes olvidar la combinación ganadora: trabajo, preparación y uso de nuevas herramientas tecnológicas.
Y tú, ¿muestras todo tu potencial en las reuniones de trabajo?