gestión del tiempo: por qué es importante.

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“Nunca el tiempo es perdido”, cantaba Manolo García en un verso que sirve para la poesía, pero no para la vida laboral. Porque si en lugar de realizar las tareas que nos corresponden nos dejamos vencer por la procrastinación, posponemos tareas, perdemos concentración y nos rendimos a un proceso de multitareas tan ambicioso como ineficaz habremos, en efecto, perdemos el tiempo.

Porque el tiempo que no destinamos al trabajo, se lo robamos también al ocio, a nuestro crecimiento personal más allá del horario de oficina, a nuestra familia, a nuestra vida. De ahí que una mala administración del tiempo sea culpable de entrar en una espiral de estrés, ansiedad y malestar laboral que puede tener consecuencias nefastas, tanto para la empresa como para el trabajador.

Cuanto antes asumamos la importancia de esa gestión y de planificación de tareas, más habremos ganado. En tiempo y en calidad de vida.

¿Qué es la gestión del tiempo?   

Pocos elementos tan escurridizos y, a la vez, decisivos para la productividad y la buena resolución de los proyectos. Por gestión del tiempo en el trabajo entendemos la organización de las tareas de tal modo que seamos lo más eficaces posibles en las horas asignadas, pero también el hecho de destinar un plazo de tiempo adecuado a la dificultad de cada tarea.

Es decir, si nos preocupa cómo se debe gestionar el tiempo, lo primero que tenemos que abordar es la cantidad de horas que precisará tal o cual tarea, para más adelante ejecutar esa tarea de la manera más eficiente posible, gracias a las distintas técnicas de gestión del tiempo.

Beneficios de la gestión del tiempo

Las ventajas de dominar las horas a nuestra disposición redundan en varias direcciones. Veamos algunos de los puntos a favor de una buena organización del tiempo:

• Mayor productividad y eficiencia. Cuanto más optimicemos el tiempo con el que contamos, dedicándolo en profundidad y atención a las tareas asignadas, descubriremos que el tiempo da mucho más de sí de lo que pensamos. Si bien es fácil y habitual ceder al despiste, expandir la concentración en varios puntos en lugar de contraer nuestra atención hacia el objetivo, los beneficios de esa focalización son enormes.
• Objetivos logrados con mayor calidad. El ‘desparrame’ en nuestras tareas, ese pensar que tenemos ‘tiempo de sobra’ y por tanto cedemos a la procrastinación y la dispersión, es responsable de que se entreguen trabajos que no alcanzan el nivel exigido. O que lo cumplen con una calidad mediocre, lejos de la excelencia que cualquier trabajador debe perseguir en sus desempeños.
• Mayor prestigio profesional. Quienes resultan vencedores del pulso con el tiempo y entregan sus tareas en la fecha fijada, sin excusas ante otro deadline traspasado, acaban ganando la confianza de los cuadros superiores. Son sinónimo de eficiencia, profesionalidad y esa responsabilidad que implica manejar el tiempo a su favor.
• Satisfacción personal. Porque dominar la gestión del tiempo trae sus recompensas, como mayor tiempo para uno mismo y para cultivar otras facetas de la vida que, a su vez, pueden redundar en nuestro crecimiento personal y laboral. Por ejemplo, una gestión del tiempo eficaz que permita disponer de unas horas libres al final del día, hace posible acudir a un evento social en el que divertirse y de paso desarrollar el networking.

Técnicas de gestión del tiempo

Todos tenemos la actitud de querer hacer las cosas con la mayor eficiencia posible, pero como en todo, sin un método esa actitud se queda en declaración de intenciones. Veamos algunas de las más empleados en el entorno laboral:

1. El método pomodoro. El clásico entre los clásicos de la gestión del tiempo. Funcionamiento sencillo pero eficaz: 25 minutos de concentración plena y cinco de descanso. Su nombre viene de esos temporizadores para cocinar con forma de tomates (pomodoros, en italiano).
2. La técnica del ‘slicing’. En inglés, ‘slice’ significa porción, término que se emplea a menudo al comer pizza. ¿Quién se comería una pizza entera sin trocearla? Nadie. Pues algo parecido pasa con la carga de trabajo: si no se divide en partes, resulta inabordable y, lo que es peor, genera una bajada de motivación que se traduce en dispersión y caída de la productividad.
3. Las verduras, primero. Y el postre después. También hay quien habla de “comerse el sapo”, es decir, acometer primero aquello que te resulte más arduo, esa tarea que implica no solo la salida de confort, sino un esfuerzo extra, incluso te genere algo de nervios, temor, dudas… Pues bien, una vez abordes ese pequeño desafío del día, todo te resultará más fácil, más cuesta abajo. Aumentará tu motivación y por tanto tu productividad.

Consejos para la gestión del tiempo y planificación de tareas

Ser conscientes de la importancia de administrar bien el tiempo va relacionado con una correcta planificación de tareas. Anticiparse al tiempo que conllevará cada una es también parte fundamental de esa gestión del tiempo, así como la prioridad que requiere cada una.

De hecho, en lo relacionado con la planificación de tareas, existen también técnicas para obtener una mejor organización de las tareas. Como por ejemplo:

• La técnica Eisenhower. Inspirada en los métodos bélicos de quien fuera presidente de Estados Unidos con un dilatado pasado militar, ayuda a discriminar la prioridad de las tareas ya sean importantes y urgentes, importantes pero no urgentes, urgentes pero no importantes y ni urgentes ni importantes.
• El análisis de Pareto. Se trata de un método prolijo y complejo que requeriría un artículo por sí mismo. En síntesis, nos enseña a elegir cuál de los problemas que se presentan en su situación de gestión abordar primero. Establece prioridades de toma de acción en procesos de toma de decisiones complicadas.

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