¿Cómo gestionar el offboarding online?

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La situación tan excepcional que estamos viviendo está obligando a muchas compañías a modificar su hoja de ruta y llevar a cabo reestructuraciones a muchos niveles, afectando especialmente a la gestión del talento. De ahí la importancia de adaptar nuestros procedimientos y contar con un protocolo de offboarding que resulte lo más beneficioso posible para todas las partes.

Además, el contexto de la pandemia ha supuesto una importante aceleración en la digitalización de las empresas, lo que ha motivado que el trabajo en remoto sea cada vez más habitual, y, por tanto, resulte necesario adaptar la gestión de las desvinculaciones al contexto online.

Sobre ello debatimos en el último [reflexiones] de Randstad Outplacement, dirigido por Helia Téllez de Meneses, directora de Randstad Transición de Carreras, y en el que contamos con la colaboración de profesionales de diferentes empresas y sectores.

La visión de las empresas

La comunicación de una desvinculación es un momento delicado en el que el factor humano juega un papel fundamental, por tanto, la situación ideal es que se produzca de forma presencial, ya que propicia un mayor grado de empatía y feedback por ambas partes.

Sin embargo, tal y como reconocieron varios participantes, cuando el profesional trabaja 100% en remoto o existen grandes distancias, se complica esta cita presencial y es necesario recurrir a canales online. “Los procesos de selección han evolucionado y los de salida también deben hacerlo hacia la modalidad online”, afirmó uno de ellos.

¿Cómo notificar una desvinculación en remoto?

Un importante reto de cara a estos procedimientos online es garantizar que se ajusten a la legalidad y que sean completamente equiparables a un proceso presencial. Por ello, es necesario que la organización cuente con las herramientas necesarias para gestionar la comunicación escrita y el posible encuentro digital.

Una videoconferencia es el método que más se asemeja a una reunión presencial, permite verse cara a cara y ofrecer una respuesta adecuada a las reacciones que se verbalizan y las que se expresan de otras muchas maneras. Manifiesta un respeto por la persona a la que se le comunica el despido porque se ha buscado la mejor alternativa a la reunión presencial.

En cuanto a la comunicación escrita, se intenta evitar que se produzca únicamente a través de un burofax, acompañando a la llamada con un correo electrónico. El mail con acuse de recibo o la firma electrónica tienen validez jurídica para certificar la recepción de la comunicación.

Los participantes apuntaron que en este tipo de comunicaciones vía correo electrónico es recomendable que la información sea clara y que aparezca en el asunto y el cuerpo del mail, para garantizar que se pueda demostrar la comunicación y el mensaje llegue correctamente.

La importancia del protocolo

De cara a las desvinculaciones, y esto es tan importante en la modalidad presencial como online, la empresa debe contar previamente con un protocolo que propicie que cada parte se quede con una percepción lo más positiva posible de la otra. ¿Qué cuestiones debe contemplar para lograr este objetivo?

•     Agendar adecuadamente la comunicación con el fin de garantizar un buen timing para ambas partes. El manager directo debe implicarse en ella, de forma que el empleado pueda obtener las respuestas que necesite por parte de la persona más próxima a su día a día. “Que el manager directo esté presente en una desvinculación es fundamental, tanto en presencial como online”, apuntó uno de los participantes.
•     Preparar los mensajes y formar a las personas que van a comunicar el despido. Un responsable que lidera un grupo de personas tiene el rol de acompañarlas en su entrada, estancia y salida de la compañía. Por ello, resulta fundamental que reciba la formación y las herramientas adecuadas, para que adquiera seguridad y pueda cumplir con su papel de forma exitosa, especialmente en el delicado proceso de desvinculación, que resulta aún más complejo en remoto.