Cómo organizar los lugares de trabajo en la nueva normalidad

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Tras la pandemia ocasionada por el COVID-19 es posible que te preguntes: ¿cómo organizo la vuelta a la oficina tras esta situación? Con la llegada de la “nueva normalidad” se está produciendo una readaptación de los espacios de trabajo.

Muchas empresas se han dado cuenta en los últimos meses de que hay multitud de herramientas digitales que permiten a los empleados hacer la mayor parte del trabajo en remoto. En los casos en los que teletrabajar no sea un problema, lo ideal es que se mantenga esta medida. Otra opción, consistiría en que los empleados asistan a la oficina una o dos veces por semana, en el caso de que se requiera a estas personas presencialmente.

Con una mirada hacia el futuro, se puede decir que esta tendencia al teletrabajo tendrá un mayor impacto en sectores que operan en entornos de grandes oficinas como empresas tecnológicas, BPO y calls/support centers.

Entonces, ¿qué debes hacer para asegurar una vuelta segura al trabajo?

Organiza los servicios de limpieza y desinfección de manera eficiente

El trabajo en remoto no es posible para muchos tipos de empleos, ni para un gran número de empresas, especialmente en sectores que conllevan una atención al cliente, así como las fábricas y empresas de tipo industrial. En estos casos, las tareas de limpieza intensiva y la desinfección, se volverán una práctica estándar a largo plazo.

Esta limpieza y desinfección ya era común en sectores específicos como el de la salud, el de las ciencias o en la industria alimentaria. Ahora, estas prácticas se requerirán también en otros ámbitos donde antes no eran tan necesarias, como, por ejemplo, en aeropuertos, hoteles, transporte público, supermercados o tiendas minoristas. También en aquellos en los que se opera en grandes superficies, como pueden ser estadios o parques temáticos.

Durante la nueva normalidad, es necesario tener unos servicios de limpieza organizados y eficientes. Para ello se recomienda tomar diferentes medidas como las siguientes:

• Limitar el tiempo de atención al cliente. De esta manera se minimiza el contacto interpersonal y se aumente el tiempo de desinfección.
• Potenciar el pago telemático. No entrar en contacto con dinero en efectivo hará que el riesgo de contagio sea menor.
• Poner como medida obligatoria el uso de desinfectante antes de entrar en el local, tanto a los clientes como a los trabajadores.
• Aumentar la vigilancia para que se cumplan las normas de higiene y de uso obligatorio de mascarillas.
• Contratar más personal para que se encargue de la limpieza y desinfección en más turnos y de manera más rápida. En este caso se debe avisar a los empleados de que cada cierto tiempo se va a realizar una desinfección de la zona.
• Reformular los espacios de trabajo de manera que se cumpla la distancia de seguridad entre empleados.

Gestiona el estrés y la ansiedad de tus profesionales

Otro punto a destacar es, que las empresas, deben prestar más atención a sus trabajadores en relación a temas de salud física, mediante las normas de higiene y desinfección, pero también en salud mental.

Después de semanas inactivos o teletrabajando durante pandemia, los empleados vuelven a su puesto de trabajo con cierta tensión que, en muchos casos, puede conllevar un gran estrés. La interacción con los compañeros, con clientes, el uso de transporte público o el tener que asistir a eventos puede generar situaciones de ansiedad en ellos.

Es importante que la empresa ponga a su disposición una serie de recursos para ayudarles durante esta nueva etapa como pueden ser algunos de los siguientes:

• Realizar programas de bienestar: hacer talleres de manejo de estrés, mindfulness corporativo, yoga o pilates, pueden resultar de gran ayuda para los trabajadores.
• Otra opción que se le puede dar a los trabajadores en esta nueva etapa es dejarles decidir a ellos mismos cuándo están preparados para volver o el tiempo que desean estar en la oficina para luego dar la oportunidad de continuar la jornada en su domicilio.

Planifica a tu plantilla en turnos de trabajo

Organizar a los empleados por turnos ha sido una práctica común en diferentes sectores como por ejemplo en sanidad o en las fábricas. Durante la pandemia ocasionada por el COVID-19 se ha tomado esta medida también en áreas como oficinas para evitar al máximo el contacto físico entre personas y equipos.

En la nueva normalidad, es necesario el cumplimiento de la norma de respetar el espacio de 1.5 metros entre los empleados, y, para lograrlo, se puede plantear la organización del personal en equipos más pequeños para que puedan asistir a la zona de trabajo en diferentes tiempos.

Los turnos pueden organizarse en jornadas completas, de manera que los equipos vayan días alternos a las oficinas. También se pueden organizar en franjas horarias, programando el tiempo entre turnos para que, de esta forma, haya tiempo para desinfectar la zona sin problemas.

Existen otras opciones, especialmente en entornos de oficina, en los que se pueden planificar turnos de forma voluntaria, definir equipos A/B o adoptar un enfoque ágil en la programación de equipos scrum.

Otra medida eficaz es escalonar el tiempo de entrada y salida de los grupos de personas para que no coincida mucha gente en el mismo espacio al mismo tiempo.

¿Estás al día de los nuevos protocolos?

Para que los empleados puedan volver a la empresa sin problemas, es necesario que tu negocio cumpla ciertos protocolos. A continuación, te damos una serie de pautas de imprescindibles para que la vuelta al trabajo durante la nueva normalidad sea completamente segura.

• Comunicación:
  • Tener un plan de comunicación exhaustivo. Utilizar tanto los canales online como offline para describir de forma clara los mensajes clave y regulaciones para que empleados y posibles visitantes estén seguros.
  • Mensajes clave visibles todo el espacio de trabajo. Es importante que todos los equipos conozcan los nuevos protocolos. También es recomendable habilitar un espacio online donde puedan consultarlos.
• Políticas de regreso al trabajo
  • Dedicar un equipo a monitorear el lugar de trabajo para asegurar que es seguro y pueda identificar cualquier problema. El líder del equipo abordará las preguntas de empleados o visitantes.
  • Tener protocolos establecidos para evitar aglomeraciones de gente y ayudar a los empleados e invitados a mantener la distancia.
• Ajustes del lugar de trabajo
  • Utilizar letreros, marcas en el suelo o pantallas para ayudar a empleados o visitantes a cumplir las reglas de distanciamiento.
  • Asegurarse de que los empleados tienen suficiente tiempo y equipos para desinfectarse, comer y tomar descansos de manera segura. También de que puedan trabajar con las distancias correctas.
• Limpieza
  • Limpiar el lugar de trabajo de manera regular y exhaustiva, a la vista de empleados y visitantes, para que se aseguren de que están lo más seguros posible.
  • Desinfectar con mayor frecuencia pomos de puertas, botones de ascensor o pantallas táctiles.
  • Aplicar una política de no compartir artículos de escritorio, teléfonos, ordenadores o herramientas.
  • Asegurarse de que todo el personal tiene acceso a los equipos de protección personal y a un área de trabajo desinfectada para trabajar de manera segura.

Las personas y las empresas de todo el mundo se están enfrentando a desafíos sin precedentes. Adaptarse a las nuevas necesidades y regulaciones es fundamental en esta nueva etapa. Randstad, Adecco y Manpower han cerrado una alianza histórica con el fin de contribuir en la preparación de esta llamada nueva normalidad y, de esta forma, agilizar la vuelta al trabajo de miles de trabajadores con la mayor seguridad posible. En este momento es crítico unir fuerzas para compartir las mejores prácticas y crear nuevos canales para desarrollar protocolos efectivos. De esta manera, se podrá asegurar una vuelta a la nueva normalidad en los lugares de trabajo lo más ágil posible, adaptando cada sector a sus niveles de riesgo y situaciones específicas.