Descubre las claves para teletrabajar con éxito

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La irrupción del trabajo a distancia a escala global ha generado un nuevo modelo de gestión de los recursos humanos que exige nuevos retos. ¿Cómo gestionar equipos trabajando en remoto? ¿Cómo llevar un control si se cambia la presencialidad por teletrabajo?

El nuevo paradigma del trabajo al que se acogen cada vez más empresas, en numerosas ocasiones demandado por los propios empleados, está suponiendo un reto para los responsables de recursos humanos. Además de la dificultad de coordinar el teletrabajo en equipo se suma el desafío de continuar con la formación constante de los empleados. Se imponen, por tanto, nuevos protocolos y metodologías con la tecnología como aliada.

Liderazgo en el teletrabajo

Las personas proactivas que tienen habilidad para liderar equipos se enfrentan a un escenario más complejo y a nuevos procedimientos para ejercer el liderazgo. No obstante, aunque las rutinas cambien y se generen nuevos canales de comunicación, los valores que nacen de ese liderazgo deben permanecer inalterados.

Nos referimos, por ejemplo, a la confianza que debe primar entre las distintas partes, gracias a la autoridad moral y profesional que los jefes de equipo desprenden en el ejercicio de su liderazgo, basado mayoritariamente en las soft skills más que en dar órdenes unidireccionales.

Controlar al empleado o empoderarlo

En este contexto, surgen dos opciones. ¿Mantener un seguimiento exhaustivo del empleado, cambiando confianza por suspicacia, o darle más margen de responsabilidad y empoderarle? Lo fácil, pero negativo a largo plazo, es mantener un estricto control de los movimientos del empleado, con sistemas ideados para ello. Esto puede influir de forma negativa en la autoestima del trabajador y alimentar un descenso de la motivación que se puede traducir en un cambio de empresa.

Mediante el empoderamiento se concede responsabilidad y confianza al trabajador, lo que refuerza su autoestima y su compromiso con la empresa. Por tanto, querrá hacer las cosas mejor, ser más proactivo y llevar el control sobre su área de responsabilidad aunque implique dirigir, y empoderar a su vez, a otros miembros del equipo.

La autoridad compartida genera más motivación y redunda en la productividad, algo a tener en cuenta en sistemas de teletrabajo en los que es más fácil que se diluyan las directrices y se pierda información en el camino.

Herramientas para liderar equipos de trabajo a distancia

Para la correcta gestión de equipos a distancia se recomienda seguir una serie de consejos para sacar el máximo provecho. El teletrabajo supone un ahorro considerable para la empresa al prescindir de gastos de oficina y sus correspondientes facturas, pero también puede suponer un incremento de tiempo y esfuerzo para coordinar a un equipo menos cohesionado físicamente.

De ahí que conocer y tener en cuenta algunas de estas recomendaciones sea fundamental:

Ser transparentes y directos. La opacidad, los mensajes en clave y todo aquello que resulte ambiguo o genere nuevas preguntas es una pérdida de tiempo y, a la larga, de dinero. Cuanto antes asuma la nueva información el receptor y antes queden claras las funciones y los procesos para ejecutarlas, mejor que mejor.
Ofrecer información multimedia. Los inconvenientes del teletrabajo son la dispersión del equipo y la distancia, pero entre sus ventajas se encuentra la posibilidad de usar la tecnología a nuestro favor. Por eso, a la hora de transmitir mensajes con indicaciones concretas y a veces complejas, podemos hacer uso de diferentes materiales. No solo de presentaciones PowerPoint, algo desfasadas, sino de videos que muestran de una forma más clara las instrucciones, pequeños tutoriales disponibles en los diferentes canales a nuestra disposición, desde WhatsApp, email o chat de servicios como Google Chat, para ofrecer esa información condensada y nítida a todos los miembros del equipo.
Reuniones virtuales. Otro elemento a nuestro favor que, para que no se vuelva en nuestra contra, conviene usar de la forma correcta. Más adelante veremos unos ‘tips’ al respecto.

Cómo trabajar en equipo en teletrabajo

La gestión de equipos en el teletrabajo requiere de una fina estrategia para lograr el máximo rendimiento con el menor derroche de tiempo posible. Para ello, conviene hacer el mejor uso posible de las reuniones virtuales, videollamadas o videoconferencias. Veamos algunos consejos para sacar el máximo partido a las reuniones en remoto:

Ensayar las reuniones. A las videoconferencias hay que conectarse con el equipo ya preparado, tanto en la parte de audio como en la de vídeo. Hacer perder el tiempo al resto de compañeros con problemas técnicos es un lastre que conviene evitar a toda costa. ¿Cómo? Haciendo pruebas personales en casa, con amigos o familiares, para poner a punto tu programa de videoconferencias y no perder ni un segundo con estos aspectos en las reuniones de trabajo por Zoom, Google Meet, Skype, Discord o la plataforma de videollamadas que uses. No obstante, se recomienda plantear la reunión con diez minutos de antelación para que los participantes vayan entrando y se genere un tiempo de cortesía en el que comentar aspectos más personales o ligeros como paso previo a la propia reunión.
Ser riguroso con los horarios. Aunque la disposición para participar en una videollamada sea amplia en cuanto que los empleados están en sus casas, no conviene ‘marear’ a los empleados con continuos cambios en las convocatorias. Para eso se envía, precisamente, la convocatoria, con su enlace adjunto y el tema de la reunión que sirve ya para acotar los contenidos.
Fijar los objetivos y el tiempo. Una reunión eficaz aborda el orden del día con rigor. Como ya hemos apuntado antes, puede haber un tiempo de cortesía breve para la small talk, pero el resto del tiempo debe dedicarse a avanzar en las cuestiones pendientes y exponer los contenidos de la reunión, definidos de antemano y acotados en el tiempo. Una reunión debe tener un principio y un final conocidos de antemano, o de lo contrario se pierde atención en la misma y baja la motivación.
Limitar las reuniones. El abuso de reuniones a distancia o la presencia de empleados que no estén implicados en los proyectos son aspectos que desgastan la calidad del trabajo y lesionan la productividad y la propia imagen de la empresa. Una gestión ineficaz del tiempo de los empleados es echar piedras contra tu propio tejado.
Contar con un moderador. Asignar a una persona con dotes de liderazgo la función de moderador o conductor de la reunión puede evitar el caos en la comunicación, así como el ruido. Esta persona expondrá los temas y pedirá el feedback de los demás miembros del equipo, conduciendo hacia la obtención de conclusiones necesarias que den la reunión por buena.

El teletrabajo debe contar con valores similares a la presencialidad, pero bajo nuevas medidas. Descubre cómo sacar el máximo partido de las nuevas formas y metodologías de trabajo y de organización laboral. En Randstad elearning, puedes encontrar los recursos necesarios para afrontar el cambio e implantar con éxito esta nueva modalidad de trabajo.

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