GTD: aumentando la productividad

Este método tiene su origen en un libro homónimo (en español traducido como “Organízate con eficacia”) que estableció un sistema concreto para gestionar actividades. Escrito por el consultor David Allen en 2002, este sistema ha encontrado su aplicación y desarrollo en múltiples ámbitos a lo largo de los años, tanto en la vida personal como en la laboral.

A diferencia de otros procedimientos, el GTD no busca priorizar algunas tareas sobre otras, sino almacenar de forma efectiva toda las cosas que necesitas hacer. Su sencilla metodología se basa principalmente en cinco fases/principios que hay que seguir en orden:

• Recopilar: hay que reunir en un mismo lugar todo aquello que contenga lo que debemos realizar o recordar.
• Procesar: el siguiente paso es analizar, una por una, las cosas que hemos recopilado. Discernir si los elementos necesitan o no de una acción.
• Organizar: una vez procesado la información, hay que organizar y clasificarla en listas para establecer las prioridades oportunas para su realización. Un sistema recordatorio práctico y sencillo.
• Revisar: es necesario volver a mirar de forma periódica las listas que hemos organizado para comprobar, controlar y pulir las tareas que debemos realizar.
• Hacer: el último paso es dedicarse a completar todo aquello que tenemos en nuestras listas mediante el sistema que hemos establecido previamente. No se puede gastar más tiempo en organizar las tareas que en hacerlas.

El sistema GTD ha tenido éxito durante tanto tiempo porque permite superar la crítica barrera psicológica de realizar cometidos específicos en cualquier momento que lo necesitemos. Libera la mente de una información que por fin sabemos dónde y cómo colocarla.

Esto permite un aprendizaje continuo y flexible del método; se alcanzan nuevas perspectivas, se olvida el estrés y se enfocan los esfuerzos hacia las cosas realmente importantes de tu vida.

Pese que para el GTD y otras estrategias puede valer con papel y bolígrafo, es una realidad que las nuevas tecnologías también han aportado importantes plataformas que ayudan a organizarnos mejor.

Las ideas se desarrollan en múltiples formatos, pero tienen especial éxito en el terreno de las aplicaciones móviles.

• En la sección de gestión de tareas y listas con posibilidades de personalización, Wunderlist se coloca como una de las apps más destacadas por su sencilla usabilidad. Wunderlist te permite crear un listado de tareas pendientes, recibir recordatorios y compartir las listas creadas con quien quieras, facilitando así el trabajo en equipo.

• Trello, por su parte, es una herramienta específica de gestión de proyectos muy similar a las utilizadas en metodologías de trabajo agile, ayudando a la organización más eficiente de proyectos y a la gestión de equipos de forma colaborativa. Visualizas en un panel los proyectos pendientes y las tareas correspondientes a cada uno de ellos, jerarquizadas por nivel de importancia. De un vistazo podrás ver proyectos en marcha y tareas pendientes. Además también podrás compartirlo con otros miembros del equipo que, a su vez, podrán añadir nuevas tareas.

• ​Los navegadores también incluyen extensiones que sirven para mejorar nuestro rendimiento. Una de las más populares es Stayfocusd​. Esta extensión, disponible para varios navegadores, te permite configurar el bloqueo automático de aquellas páginas que más te distraen (Ej. Facebook), asignándoles un máximo de tiempo de visita máximo al día (Ej. media hora). Cuando navegues por alguna de las webs configuradas, Stayfocusd comenzará a descontar el tiempo que dura tu visita y una vez consumido el total diario, bloqueará la página y no podrás volver a visualizarla hasta el día siguiente.

Pero más allá de elementos externos, una de las claves para ser más productivos también tiene que ver con seguir personalmente algunos hábitos rutinarios. Ordenar tu lugar de trabajo, tomarse pequeños descansos, ser puntual, dedicarse a un tema a la vez o simplemente dormir las horas recomendadas son algunas de esas pequeñas acciones sin aparente importancia pero que terminan por ser decisivas en nuestro rendimiento diario.

A nivel laboral, las empresas son parte fundamental de este engranaje. Adoptar métodos específicos en su funcionamiento interno es básico para que la productividad se pueda desarrollar de forma general.

Establecer metas, planificar con exactitud o incentivar la creatividad son algunos de los deberes de los directivos si quieren ir en esta dirección. Si los trabajadores están satisfechos debido una organización flexible y atenta a sus necesidades, su capacidad de trabajo e implicación será mayor.

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