Metodología Lean, qué es y cómo aplicarla a la empresa

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Qué es la metodología Lean

La metodología Lean Management o el Lean Time Management se inspira en el sistema Just in Time (JIT) o justo a tiempo. Dicha metodología también es conocida como “gestión ajustada”. La idea de partida es que trabajar mejor no implica trabajar mucho o trabajar más horas, sino enfocarse en las actividades que resultan más productivas para la organización, eliminando aquellas acciones que “desperdician” tiempo y esfuerzo. Es decir, trabajar aumentando la eficiencia y la productividad de todo lo que hacemos.

Objetivos de la metodología Lean

El objetivo principal de la metodología lean es aumentar el valor y minimizar el esfuerzo. A menudo, lo que nos “roba” más tiempo son pequeñas acciones repetitivas cuya eliminación y sustitución por otras implican también pequeños cambios. La dificultad estriba más en la superación de inercias fuertemente arraigadas en la rutina que en la complejidad de las nuevas soluciones a implementar.

Cómo aplicar el método Lean

Para poder beneficiarte de todas las ventajas que conlleva aplicar el método lean en tus procesos es importante conocer cuáles son los pasos a seguir desde el análisis inicial hasta el seguimiento y control de todos los procesos para poder realizar una valoración final. A continuación te compartimos cómo aplicar el método Lean siguiendo estos pasos:

• Análisis inicial de todos los procesos que se están llevando a cabo en la compañía: es importante realizar este análisis para poder conocer cuál es la situación de partida de cada departamento, sus procesos e identificar qué mejoras necesitan implementar. Este análisis puede ser estratégico, táctico u operativo.
• Planificación: una vez conoces cuáles son las mejoras que necesita la compañía es necesario establecer principalmente tres aspectos: objetivos a alcanzar con dicha mejora, qué recursos son necesarios para conseguirlo y cuáles son los plazos de actuación. Es importante establecer metas.
• Involucrar a empleados, clientes y proveedores en el proceso: todos ellos forman parte del proceso de desarrollo de negocio por lo que su feedback puede ser de gran valor e interés para conocer de primera mano en qué podemos mejorar y detectar posibles fallos futuros en las diferentes áreas.
• Comenzar por procesos sencillos: a la hora de aplicar la metodología Lean es recomendable comenzar por procesos menos complejos que nos permitan ir progresando y avanzando en las distintas fases del proceso.
• Realizar un seguimiento: como ya hemos comentado, es importante realizar un seguimiento de los cambios y acciones llevadas a cabo que nos permita elaborar una valoración final. Gracias a este seguimiento podremos controlar lo que ocurre una vez implementadas las mejoras pertinentes. Para ello, la monitorización y realización de un seguimiento adecuado es necesario para poder detectar posibles fallos o problemas y nos permitirá actuar de forma rápida y resolutiva ante estos.

Los 5 principios de la metodología Lean

Estos son los 5 principios del lean que debes conocer y que pueden servirte de guía para mejorar diferentes aspectos de tu empresa y alcanzar la perfección en diferentes aspectos como la satisfacción de los clientes o la reducción de desperdicios:

1. Identificar y generar valor: debe existir una alineación entre las necesidades del cliente y la actividad del productor. El producto debe ser algo que el cliente esté dispuesto a pagar.
2. Mapear el flujo de valor: es necesario conocer las diferentes fases del proceso de producción. Por ello, es conveniente realizar un análisis de la estructura de todas las fases de dicho proceso.
3. Mantener un flujo: hay que asegurarse de que las actividades y tareas que tenemos en marcha están fluyendo. ¿Cómo? Hay que prestar atención a los posibles cuellos de botellas que surjan, realizar una correcta división del trabajo y eliminar todos aquellos obstáculos detectados.
4. Sistema pull: no hay que forzar la presencia del producto en el mercado, solo iniciaremos una nueva tarea cuando haya una demanda que justifique dicha acción. Este sistema requiere de una gran capacidad de adaptación que permita hacer frente a la cambiante demanda del mercado.
5. Mejora continua: repetir y optimizar el proceso buscando alcanzar la perfección.

Metodología lean ejemplos

El ejemplo por antonomasia de la metodología lean es Toyota, empresa internacional automovilística conocida como impulsora y pionera en el uso de dicha metodología. ¿Cómo lo hizo Toyota? buscando ser eficaz, eficiente y flexible en cada uno de sus procesos para poder adaptarse con éxito a las necesidades del entorno. Toyota apostó desde el inicio por eliminar todas aquellas actividades sistemáticas que no generaban valor añadido al servicio o al producto final pero que sí que suponían un coste. El fundador de la compañía, Kiichiro Toyoda, promovió: “una situación ideal de creación, donde máquinas, instalaciones y personas trabajaran juntos para añadir valor, sin generar desperdicios”. Esto permitió que la multinacional además de aumentar su producción, también mejorara en otros aspectos como la productividad, reducción de costes y atención a la demanda del cliente en ese momento.

Qué es el método lean startup y para qué sirve

El método Lean Startup ganó popularidad en 2008 a partir de la publicación del libro The Lean Startup escrito por Eric Ries, un emprendedor norteamericano. El objetivo principal de este método es introducir en el mercado nuevos productos o servicios minimizando las posibilidades de fracaso de dicho lanzamiento. Es decir, el método Lean Startup se centra en descubrir qué productos o servicios tendrían éxito en el mercado y cuáles no antes su lanzamiento lo que permite reducir gastos o importantes pérdidas.

El método Lean Startup consta de tres fases que, en su conjunto, son conocidas como el ciclo de aprendizaje. Estas fases son: construir, medir y aprender. A grandes rasgos podríamos decir que este proceso sustituye al tradicional ciclo de desarrollo de un producto o negocio. Una de las ideas principales de aplicar la metodología Lean Startup es reducir los ciclos de desarrollo que permita diseñar productos o servicios en base a la demanda del cliente, sin tener la necesidad de contar desde el inicio con una gran financiación o hacer frente a un elevado número de gastos para introducir dicho producto o servicio.

Qué es el lean time management

El Lean Time Management parte de una asunción básica: el tiempo no es un recurso más, el tiempo no se expande ni se compra, es limitado y no reversible. Podemos modificar otros factores, invertir más dinero o recursos, pero no podemos alargar el tiempo, ni podemos dar marcha atrás. El tiempo, por lo tanto, es el recurso más valioso, de ahí la importancia de gestionarlo correctamente para invertirlo en lo que más valor genere.

Por lo que en este punto, es importante destacar que aplicar la metodología lean nos permitirá destinar y focalizar nuestras acciones y recursos hacia aquellas que generan valor para la empresa eliminando al máximo las pérdidas de tiempo o aquellas acciones que no generan valor. La esencia del Lean Time Management es centrarse en lo realmente importante para conseguir así ser más eficientes y competitivos.

Los 4 principios del lean time management

El sistema de Lean Management establece cuatro etapas básicas para optimizar el tiempo:

1. Identificar las actividades que consumen recursos y no aportan valor: a la hora de hacer cambios, el primer paso siempre es revisar, a nivel personal, las acciones que realizamos rutinariamente y, a nivel organizacional, cada uno de los pasos de todos los procesos establecidos. Con frecuencia, no cuestionamos cómo se hace el trabajo, simplemente lo hacemos, dando por sentado que esa es la mejor manera de afrontarlo. Es bueno tomar perspectiva.
2. Eliminarlos: con seguridad, tras este análisis, se detectaran acciones personales o pasos procedimentales que comportan una pérdida de tiempo (pasos innecesarios, duplicación de trabajo, errores…), dinero o esfuerzo, es decir, que no aportan valor. Debemos excluirlos sistemáticamente de todas nuestras prácticas.
3. Comprobar resultados y hacer ajustes: tras detectar las acciones que no aportan valor y eliminarlas, se deben monitorizar los resultados y establecer comparativas respecto al estadio inicial. A veces, lo que debería funcionar bien no lo hace, no se puede presuponer que una mejora funciona simplemente porque teóricamente debiera hacerlo. Hacer pruebas, recoger datos sobre el funcionamiento de los cambios y buscar mejoras continuas es básico.
4. Medir y ajustar periódicamente: la única forma de mejorar continuamente es repetir los tres primeros pasos de manera sistemática y regular para reajustar los procesos “just in time” (que podríamos traducir de manera no literal como “adaptados al momento”). El entorno es cambiante, lo que requiere que los procesos se adapten de manera rápida a esos cambios y se reajusten continuamente.

En la metodología lean o proceso de “gestión ajustada” son dos los actores que resultan clave: clientes y trabajadores. Por un lado, para discernir qué aporta valor a la empresa y que no lo hace hay que tener en mente al cliente. La creación de valor se produce cuando la calidad de los servicios recibidos por los consumidores se percibe como elevada en comparación con su coste. ¿Qué quieren los clientes? ¿Cómo podríamos ofrecérselo mejor, más rápido, más barato?

Por otro lado, hay que empoderar a las personas para que se impliquen en el proceso de la Metodología Lean. La persona más indicada para mejorar un proceso es la persona que lo lleva a cabo. A la vez, mejorar los procesos libera tiempo para que los trabajadores puedan asumir trabajos de mayor valor.

La mejora continua es, al igual que la excelencia, la filosofía que tiene que guiar nuestro trabajo diario, no una meta en sí misma. Por ello, la metodología Lean es un método que, una vez implementado, debe estar siempre vigente, no tiene  fin.

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