Método Kanban para la gestión de tareas

Aunque algo funcione, siempre se puede hacer mejor. Y es que no hace falta esperar a detectar un error para cambiar un sistema de trabajo. Ese es el principio sobre el que se basa la filosofía japonesa Kaizen, que proviene de “kai” (cambio) y “zen” (bueno) y en el que se sustenta el método Kanban.

Pero, ¿qué es el método Kanban? Se trata de un sistema de trabajo que tiene como objetivo la entrega a tiempo de proyectos. Éstos se dividen en diferentes fases jerárquicas. No se podrá iniciar una nueva si no se ha finalizado la anterior.

El origen de esta metodología se encuentra en los procesos de producción de vehículos “just-in-time”, ideados por el fabricante japonés Toyota. Este sistema se basa en emplear los elementos imprescindibles en el momento necesario. Para identificar las necesidades de material en la cadena de producción, se utilizan tarjetas que se disponen en un cartel (Kanban en japonés) para que todos los empleados puedan verlas.

David J. Anderson concibió el método Kanban adaptando los conceptos industriales de Toyota al desarrollo de software. Ambos procesos tenían mucho en común: en los dos se diferencian varias fases, existen diferentes equipos de trabajo y todas las piezas deben funcionar correctamente y ser de calidad. Microsoft fue la primera empresa en usar el método Kanban ya en su versión aplica da al software. Gracias a él consiguieron una mejora del flujo de trabajo y un ritmo de creación sostenible.

 

Cómo aplicarlo a la gestión de tareas en un equipo/empresa
Para poder emplear este método en un negocio y agilizar el proceso de producción, lo primero que hay que hacer es fraccionar el trabajo en las diferentes fases de las que se compone. Cada una de esas fases se define detalladamente en un post-it.

El siguiente paso es generar un tablero que se encuentre al alcance de todos los miembros del equipo. Éste debe dividirse en diferentes columnas, tantas como etapas por las que pasa una tarea (desde que se define un trabajo hasta que se termina). En cada fase, se pegan los post-its con las tareas a realizar.

Gracias a que cada columna corresponde a un estado concreto del flujo de trabajo, en cualquier momento los miembros del equipo pueden saber en qué situación se encuentra el proyecto y, así, hacer un seguimiento del trabajo realizado. Además, como las nuevas tareas se van añadiendo a la cola, el trabajador, al terminar la que estuviese haciendo, puede ver las que quedan por realizar y comenzar con la siguiente sin necesidad de interrupción.

 

Cuáles son sus beneficios
El método Kanban es una forma de trabajo organizada y con gran poder visual que pretende acabar con el caos que se puede generar en el flujo de trabajo de una empresa. Sus mayores ventajas son: la sencillez de aplicación e implementación, la concepción más realista del tiempo que se requiere en el proyecto al estar dividida en fases, y la agilidad que aporta a los equipos que saben en todo momento qué deben hacer sin depender de nuevas indicaciones.

Kanban se inspira en la filosofía “Stop Starting, start finishing”, es decir, siempre se prioriza un trabajo que está en curso antes de empezar uno nuevo. Esto permite que se finalicen las tareas que llevan tiempo abiertas.

Otra característica a destacar de Kanban es su flexibilidad, que le permite priorizar nuevas tareas, incluidas las imprevistas, cuando se pone fin a un trabajo anterior. Este método supone también un beneficio para los equipos, ya que, debido a la claridad en la división del trabajo, no se les sobrecarga con tareas superfluas o secundarias.

 

3 apps que pueden ayudarte a implementar el método Kanban
Existen diferentes herramientas online con las que poder optimizar el trabajo y el rendimiento desde cualquier lugar. Aquí te dejamos cinco de ellas:

– Boards by Todoist: esta aplicación aún en desarrollo pertenece a Microsoft y es de los creadores de Todoist. Permite ver las tareas colocadas en tres columnas: “To-Do” (por hacer), “In Progress” (en proceso) y “Done” (hecho). Es una adaptación al método Kanban del programa ya existente de gestión de tareas.

– Kanban Tool: este software permite visualizar el flujo de trabajo utilizando cartas, colores, columnas, etiquetas y fechas de vencimiento. Además, analiza de forma constante y mejora los procesos resolviendo los problemas que puedan surgir. Los miembros del equipo pueden trabajar sobre él en tiempo real.

– Trello: esta herramienta, a pesar de ser gratuita, es una de las más completas. En ella, se pueden crear tableros para diferentes proyectos y generar columnas con tarjetas. En cada una de esas tarjetas se pueden incluir imágenes, archivos y muchas más posibilidades.

El empleo de sistemas como el método Kanban es ideal para reducir pérdidas de tiempo y revertirlas en productividad. Por eso, resulta muy positivo gestionar el trabajo en equipo y que ningún miembro se deje ninguna tarea por hacer. ¡En estos casos, Kanban puede ser de una gran utilidad!

 

Y tú, ¿cómo gestionas las tareas de tu equipo?