tabla de contenidos
  1. ERP: significado y concepto en el contexto empresarial
  2. ¿cómo funciona un sistema ERP?
  3. ¿cómo elegir el mejor software ERP para tu empresa?

¿Qué es un ERP? Significado, funciones y beneficios para las empresas.

 

Toda empresa ha de contar con un software de gestión para llevar a cabo de forma eficiente la administración de la misma.

Lo que ocurría habitualmente es que se contaban con diversos programas de gestión dependiendo del ámbito de la empresa en el que se trabajara, es decir, el departamento de ventas o financiera, no compartía el programa de gestión con el departamento de contabilidad, lo que suponía que para poder acceder a los datos de otra sección tenías que hacerlo a través de un compañero o solicitando datos.

Todo esto no hace más que entorpecer el trabajo, hasta que aparecieron los ERP, ya que dentro de ellos se encuentran todas las áreas de la empresa, permitiendo un acceso directo a la información e incluso, la posibilidad de automatizar muchas acciones, configurando el programa para que, por ejemplo, sea capaz de realizar las labores de contabilidad automáticamente.

A continuación, desde Randstad, vamos a explicarte qué es un ERP, para qué sirve y qué beneficios aporta si decides instaurarlo como nuevo sistema de gestión.

Para que puedas valorar qué es lo que requiere tu empresa y sacarle el máximo rendimiento a todas las herramientas que tienes a tu alcance.

1

ERP: significado y concepto en el contexto empresarial

El significado de ERP, que son las siglas en inglés de “enterprise resource planning”, o traducido a nuestro idioma, planificación de recursos empresariales es un software que engloba dentro de él todos los procesos centralizados de una empresa.

Un ERP está ideado para poder tener unificados todos los departamentos de la empresa dentro del mismo sistema de gestión para de esta forma tenerlos conectados entre sí para que sea más fácil y efectivo gestionar la información a tiempo real y con mayor eficiencia.

De esta manera se consigue automatizar muchos procesos administrativos minimizando errores.

Los módulos más habituales que forman parte del ERP de cualquier empresa y algún ejemplo de los procesos que se pueden realizar a través de él, teniendo en cuenta que cuando se instala el programa se pueden comprar únicamente los que sean necesarios, son:

  • Departamento de finanzas: permite automatizar la suma de facturas, entre otros.
  • Inventario y compras: se mantiene actualizado constantemente, manteniendo el inventario al día en todo momento.
  • Recursos humanos: se puede automatizar la creación de las nóminas de los empleados.
  • CRM: comunicación directa, establecer conexiones con todos los departamentos informando de las nuevas políticas de comunicación con el cliente.
  • Ventas y marketing: permite analizar el volumen de negocio para identificar en qué apartados ha de trabajar más intensamente el departamento de marketing.
  • Gestión de proyectos: teniendo en cuenta que en este departamento la gestión de recursos es fundamental, gracias al ERP es factible conocer a tiempo real la cantidad de recursos disponibles.

Además de los puntos anteriores, otras ventajas de utilizar el ERP es que una vez realizada la inversión en su compra o suscripción, verás una disminución en los gastos de tecnologías de la información, ya que estarán todos los datos centralizados en un programa.

También supone una mejora en la seguridad, de todas maneras tendrás que estar muy atento ante cualquier incursión en esta base de información, pero es más fácil controlar una sola base, que si tienes datos importantes repartidos en diversos servidores.

2

¿cómo funciona un sistema ERP?

El software ERP está formado por distintos módulos que se comunican entre ellos, compartiendo la misma base de datos, además en el momento de comprarlo puedes escoger qué módulos necesitas, lo que permite hacer una compra inteligente alineada con las necesidades de la empresa.

Gracias al hecho de tener las diversas áreas laborales interconectadas, el ERP funciona de la siguiente manera:

  • Centraliza la información: Al compartir la base de datos, el acceso a la información es más completo y directo.
  • Unido al punto anterior, tenemos el hecho de que al ser una base compartida por departamentos, esta se actualiza constantemente con lo que mientras una persona de contabilidad está revisando la facturación del mes en curso, puede informarse de manera automática de cualquier cambio.
  • Se automatizan algunas funciones, por ejemplo, el inventario puede actualizarse de forma automática, asignar tareas a empleados, entre otras. Podríamos decir que con este sistema se ahorra tiempo y se optimizan las decisiones.
3

¿cómo elegir el mejor software ERP para tu empresa?

Igual que cualquier otro software de gestión, hay multitud de ERP disponibles y es importante saber cuál es el adecuado para ti.

Para tomar esa decisión, nuestro consejo es que consultes con algún experto, si cuentas dentro de tu empresa con algún experto en software o alguien con experiencia en el sector podrá asesorarte, pero desde Randstad queremos darte unas pequeñas indicaciones que tendrás que tener en cuenta a la hora de escoger:

  • El tamaño de la empresa es vital a la hora de escoger el más adecuado para ti. Ten en cuenta que a mayor sea la empresa, mayor necesidad de módulos y capacidad, lo que supondría un aumento del precio.
  • Si, por el contrario, cuentas con una empresa más pequeña, hay muchos sistemas ERP que descartar, ya que algunos se enfocan a las necesidades de grandes corporaciones.
  • Tienes que preguntarte cómo quieres alojar el sistema, si dispones de infraestructura propia, hay softwares ERP que se instalan dentro de tu sistema informático, pero también tienes la opción de utilizar alguno que se aloje en la nube.
  • Qué necesidades tienes en tu empresa, ya que algunos se organizan de forma horizontal, pero según tu sector dispones de otros ERP que tiene forma vertical.
  • Pregúntate cómo lo quieres pagar, mediante una suscripción anual/mensual, o haciendo la compra de la licencia y pagando un mantenimiento.
  • Por último, y de forma muy ligada al anterior punto, existe la posibilidad de utilizar un ERP gratuito, el punto negativo es que seguramente tengas acceso limitado a las capacidades que ofrece y en caso de querer una versión ampliada o superior te veas en la necesidad de comprarlo.

Antes de decidir instaurar este nuevo sistema, tienes que tener muy claro qué es un ERP y estar dispuesto a dedicar tiempo y esfuerzo en entenderlo y adaptarse a él, ya que como cualquier cambio organizativo, supondrá una inversión tanto monetaria en su instalación, como de tiempo para aprender a utilizarlo.