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El pasado jueves 14 de mayo tuvo lugar un nuevo [reflexiones] en formato online, esta vez coordinado por Miguel Mercado y Bel Ramos, directores de Randstad Professionals en España, y en el que tuvimos la oportunidad de compartir best practices junto a profesionales de diferentes empresas y sectores: Rebeca Navarro, Head of Selection, Talent, Diversity & Learning en Vodafone; Javier Mouriño, HR Manager & Talent Acquisition Lead en Sanofi y Javier Vidaurreta, Chief Talent Officer en WPP;  y en el que reflexionamos en relación a un tema de máxima actualidad: onboarding online: la incorporación en remoto del talento. 

“Compartir las mejores experiencias nos permite recoger ideas y propuestas adaptables a cualquier situación y que nos ayuden a superar nuevos retos a los que nos enfrentemos”, comentó Miguel Mercado.

Lo cierto es, que hoy en día, el proceso de incorporación del talento en remoto en las empresas está cobrando especial importancia, no solo debido a las circunstancias actuales ocasionadas por el COVID-19, sino también porque, el incremento del uso de la tecnología, hará que este formato se integre cada vez más en las organizaciones.

En primer lugar, intervino Rebeca Navarro, Head of Selection, Talent, Diversity & Learning en Vodafone, empresa en la que, desde hace años, apuestan por programas de onboarding mixtos (presenciales y digitales), dando especial importancia a la creación de comunidad desde el inicio y para la que es fundamental que el nuevo empleado disponga del equipamiento necesario para ponerse en marcha desde el primer día. Debe ser un procedimiento memorable y que quede en el recuerdo de las personas.

¿Cómo han llevado este onboarding mixto a uno 100% digital con la situación del COVID-19? La tecnología ha demostrado que los procesos de selección podían seguir en marcha y la parte de onboarding presencial convertirla en digital, por lo que el uso de la tecnología ha permitido:

  • Que la distancia no sea un problema, llevando las sesiones presenciales al entorno online.
  • Continuar creando comunidad desde el primer día y permitiendo acercar las nuevas incorporaciones a las personas clave dentro de la organización.

Y es que, el proceso de onboarding es clave, dado que se enmarca dentro del Employee Value Proposition (EVP) y asegurar su éxito es primordial dado que causa la segunda impresión del nuevo empleado sobre nuestra organización. 

Cada empleado que pase este onboarding, sea cual sea el formato desde el que nos dirijamos, queremos que se vaya con la sensación de ésta es ahora su compañía.

Rebeca Navarro

A continuación, recibimos a Javier Mouriño, HR Manager & Talent Acquisition Lead en la biofarmacéutica Sanofi, que nos facilitó las claves para realizar una correcta incorporación y onboarding remoto:

1.- Tener una excelente comunicación con el nuevo colaborador y que ese proceso de comunicación esté alineado con la cultura de la empresa.

2.- Es clave contar con un robusto plan de gestión del cambio.

3.- Ayudar a los equipos y a las nuevas incorporaciones a ser más autónomos.

4.- El onboarding, ya sea presencial o en remoto, debe suponer una excelente experiencia para el nuevo colaborador.

No es cómo abordamos el onboarding en remoto, sino, cómo somos capaces de accionar mecanismos de forma ágil que no interrumpan el gran reto de seguir incorporando talento en nuestras organizaciones.

Javier Mouriño

Es especialmente importante comunicar, disponer de un robusto plan de implementación y ejecutarlo en los tiempos marcados. Lo importante en un proceso de onboarding es seguir siendo capaces de atraer talento y que las primeras sensaciones de las personas sean las adecuadas. Valorar cada sesión, pedir feedback a los nuevos empleados y a los mentores siempre es enriquecedor para ejecutar procesos de mejora continua.

Para Javier Mouriño, la inducción presencial tiene más riqueza, aunque, evidentemente, los modelos apoyados en tecnología y en remoto, ahorran costes de una manera muy significativa, y son más eficientes.

Por último, intervino Javier Vidaurreta, Chief Talent Officer en WPP, holding de Comunicación y Marketing a nivel internacional y en el que, que el proceso de onboarding sea rápido y eficiente, es algo esencial.

Javier manifestó que este proceso debe estar diseñado con el objetivo de reducir el gap entre la expectativa y la experiencia real que se lleva el nuevo empleado. Además, el proceso debe estar claramente definido, alineado con la cultura corporativa y también en constante revisión. La tecnología juega un papel facilitador, pero no es el objetivo final, sino que es una herramienta más al servicio de las personas.

El onboarding representa una promesa, una expectativa de un proceso mágico para los empleados y la realidad es que dista mucho de eso, y las nuevas incorporaciones a veces se sienten desasistidas.

Javier Vidaurreta

Entonces, ¿cómo podemos acercar la promesa a la realidad? “En el sector de los RRHH nos enfrentamos a un cambio de modelo incluso antes de esta pandemia, en el que veníamos de modelos de onboarding tradicionales a uno similar en cuanto a la estructura, pero que discurre a través de herramientas tecnológicas que lo dotan de flexibilidad y dinamismo”, comentó.

Para Javier, los tres ingredientes clave en una experiencia onboarding digital son:

1.- Tener el proceso claramente definido y alineado con la cultura corporativa, que cumpla con los patrones organizacionales previamente definidos y en constante revisión.

2.- Las herramientas son clave, deben ser ágiles, que permitan integrar volumen sin requerir esfuerzos mayores y que enriquezcan la experiencia del usuario.

3.- Las personas: integrar a actores adecuados en el proceso es clave para dotarlo de éxito.

Estos tres elementos se articulan de una manera distinta o particular, dentro del valor que genera un proceso de onboarding en los empleados, y si bien los procesos y herramientas suman en la ecuación, la calidad de la involucración de las personas es lo que multiplica el valor.

Valor de la experiencia de onboarding = (procesos + herramientas) x personas

Antes de finalizar el encuentro, los asistentes tuvieron la oportunidad de realizar preguntas a los expertos, y la jornada finalizó debatiendo en relación a las herramientas y la tecnología, y a cómo medimos el encaje cultural del nuevo colaborador con la empresa.

En conclusión, en las organizaciones debemos asegurar hoy que el nuevo talento que se incorpora pueda acceder a todos los servicios y productos necesarios para iniciar digitalmente la actividad asociada a su puesto de trabajo de una manera sencilla, rápida y con todas las garantías. Así mismo, es esencial facilitar el acercamiento a las personas y a la cultura empresarial, mediante comunidades o encuentros virtuales. El onboarding proporciona una primera impresión a las nuevas incorporaciones, y, es por ello, que es clave cubrir la expectativa generada sobre nuestra organización.

¿Necesitas ayuda para incorporar tu talento online? En Randstad, ¡te ayudamos! 

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